受付で待たせていませんか？健診の稼働率を上げるために現場でできる3つの工夫

株式会社PFU

紙の問診票が残る健診現場でも、受付業務をスムーズに回す方法

健診施設では、健診業務を滞りなく回せるかどうかが、日々の運営を左右します。
特に受付での待ち時間が延びるとクレームにつながるだけでなく健診業務全体にも影響します。

多くの施設で見られるのが、受付まわりの「ちょっとした詰まり」です。
その原因のひとつが、紙の問診票や書類対応です。
紙がなくならない限り現状は変わらないと考えがちですが、重要なのは紙が混ざっても業務が滞らない状態をつくることです。

健診施設で起きがちな受付まわりの詰まりに対して、現場で取り入れやすい考え方と、その解決を支える選択肢をご紹介します。

受付が混雑する時間帯に、紙の問診票やFAXで届く書類、当日発生する追加書類が一気に集まると、紙の整理や処理に人手を取られ、受付対応が滞りがちになります。
ここで重要なのは、紙を1枚ずつ処理することではなく、まとめてスキャンし、受付担当者が健診業務の流れにすぐ戻れる状態をつくることです。

＼ここでのポイント／
こうした運用を支える手段として、業務用イメージスキャナー fiシリーズを活用する方法があります。
紙の種類やサイズが混在していてもまとめて読み取れるため、紙対応による受付の待ち時間増加を防ぎます。

問診票、健保関連書類などが混在すると、後から仕分け直す作業が発生し、受付後の事務作業が膨らみがちです。
工夫のポイントは、「後で整理する」前提をやめ、発生した時点で自然と処理する流れをつくることです。

＼ここでのポイント／
fiシリーズなら、スキャン時の自動仕分け機能により、保存先やファイル名を自動で設定可能です。
これにより、受付業務で対応できることで健診後の事務作業が楽になります。

書類を人が見て入力・確認する作業が重なると健診後に業務が溜まり、繁忙期には現場の負担が大きくなります。
負担を減らすために、人は「入力」ではなく「確認と受診者対応」に集中できる状態をつくることが重要です。

＼ここでのポイント／
問診票等の転記作業の負担を減らす方法として、AI-OCRソフトウェア DynaEye 11 を活用する選択肢があります。
さらに、健診後の問い合わせ対応や書類管理まで楽にするために、文書管理システム DocuWare による一元管理もおすすめです。

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